Motivasi Belajar Osman Affan

Tips yang kelima ialah ‘Bunch your task’. Ia bermaksud kita dicadangkan untuk melakukan beberapa kerja yang hampir sama pada satu masa.

Untuk tips ini, saya hadapi sedikit kesukaran untuk mencari contoh yang sesuai. Namun saya percaya ia ada kaitan dengan tip yang kedua iaitu ‘Work faster’. Dalam penerangan yang diberikan oleh Brian Tracy, beliau satu contoh iaitu semasa kita menulis surat (urusan pejabat), buat juga kerja-kerja yang boleh dilakukan pada waktu yang sama seperti mengisi borang, menyusun sistem fail dan menyediakan kertas kerja.

Ini bermaksud, semasa melakukan kerja, kita perlu belajar untuk melakukan beberapa kerja (dalam kategori yang hampir sama) dalam satu masa. Apa yang berlaku ialah pada mulanya kita akan rasa sedikit keliru atau pening kerana banyak perkara kita lakukan pada satu masa. Namun adakah anda pernah mengalami situasi di mana anda sedang menulis email, telefon berbunyi dan kawan anda meminta sesuatu. Tanpa berhenti menulis email, anda jawab telefon dan berikan kawan anda tadi apa yang diminta. Ini satu contoh mudah bagaiman tips ini dipraktikkan.

Jika kita bersungguh-sungguh mempraktikkan tip ini, kita akan dapati bahawa kelajuan atau keberkesanan kita dalam melakukan sesuatu akan meningkat. Saya berpengalaman melihat beberapa orang berjaya melakukan beberapa perkara dalam satu masa. Oleh kerana mereka sudah biasa mengamalkan tabiat kerja begitu, banyak kerja yang dapat mereka siapkan dalam satu masa. Minda mereka kelihatan begitu cergas dan kerja-kerja yang mereka lakukan kelihatan mudah utnuk disempurnakan. Hasilnya, kerja siap, kualiti terjaga dan banyak lagi perkara lain yang boleh mereka lakukan.

Sebagai pelajar, berlatih untuk buat sesuatu kerja dengan pantas dan berlatih  untuk buat beberapa kerja dalam satu masa. Semasa menunggu ibu bapa membayar harga barangan dapur di pasaraya, anda boleh melihat nota ringkas yang anda bawa dan menghafalnya. Semasa menulis nota, anda boleh sambil-sambil menguruskan dan mengemas tempat belajar agar ia kelihatan kemas dan bersih. Apa yang penting ialah anda sentiasa cuba melakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat.

Satu pengalaman yang saya ingat hingga kini ialah pengalaman di mana saya bekerja di sebuah restoran milik warga Thailand di United Kingdom. Ini adalah pengalaman semasa saya melanjutkan pelajaran di dalam bidang perakaunan dan kewangan di Plymouth University. Antara tugas utama saya sebagai ‘kitchen boy’ ialah untuk memastikan pingan mangkuk siap dibasuh dan di susun dengan rapi. Bukan itu sahaja, saya mesti melakukannya dengan cepat kerana ketika restiran sibuk, sinki di dapur akan cepat penuh dengan pinggan kotor.

3 minggu pertama saya bekerja, saya asyik dimarahi oleh bos di dapur iaitu tukang masak utama. Namanya Neil, lelaki Thailand berumur lewat 30an, adik kepada tauke besar restoran. Dia asyik mengatakan yang saya bekerja dengan lambat. Katanya saya sangat lambat terutamanya semasa hendak menutup kedai. Fikir saya, mana tidak lambat, begitu banyak benda yang perlu dilakukan!

Namun satu malam, entah mengapa, mungkin dengan ‘mood’ yang baik agaknya, Neil buat keputusan untuk membantu saya menyiapkan kerja di dapur sebelum menutup kedai. Neil tanya saya, “you want to settle the sink or wash the kitchen floor?”

Saya tersengih. Tentulah kitchen floor, fikir saya kerana ia jauh lebih mudah dan cepat. Sudah pasti saya akan siap lebih cepat berbanding dengan Neil jika dia membasuh di sink.

“Kitchen floor,” jawab saya ringkas. Neil tersenyum dan berkata, “OK, do it now.”

Saya hampir-hampir mahu berlari untuk membasuh lantai dapur itu. Bukan mudah untuk saya dapat peluang kalahkan bos di dapur ini. Kalau dia kalah nanti, barulah dia faham kenapa saya lambat.

Sambil-sambil saya menyiapkan air panas untuk mop lantai, saya sangat terkejut melihat cara Neil membasuh di sink. Dia bergerak sungguh pantas, membasuh dan menyusun kuali-kuali dan pinggan-pinggan kotor di sink. Air yang digunakannya juga lebih panas semasa membasuh. Dalam imaginasi saya, saya seperti melihat seseorang yang ada 8 tangan sedang mencuci pinggan dan kuali di sinki. Timbul rasa kagum melihat cara beliau bekerja dan timbul juga rasa malu kerana benarlah kata beliau yang saya bekerja dengan sangat lambat.

Akhirnya, percaya atau tidak, Neil terlebih dahulu siap di sinki. Saya masih lagi terhegeh-hegeh mengeringkan lantai dapur yang telah dibasuh dengan air panas bercampur alat cuci. Mulai hari itu, saya mula berlatih untuk bergerak di dapur lebih pantas. Ia terasa lebih penat tetapi lebih banyak kerja boleh dilakukan. Sambil saya membasuh, saya juga mengasingkan sampah dan menyusun pinggan mangkuk yang sudah bersih di tempatnya. Dalam masa sama, saya sentiasa memasang telinga jika ada apa-apa arahan daripada Neil untuk saya lakukan.

Pengalaman saya ini dirasakan amat tepat dengan tip kedua dan kelima ini. Apabila saya lakukan beberapa kerja pada masa sama, minda saya terasa seperti sedang berlumba. Ia tidak membuat saya leka malah terasa begitu peka terhadap apa yang berlaku. Saya mula meniru gaya bekerja Neil hingga akhirnya saya berjaya mendapat pujian beliau dan beliau mengekalkan saya bekerja di situ sepanjang saya belajar di sana. Insyaallah, ada rezeki, pasti saya akan melawat kembali restoran ini.

Tips yang keempat ialah ‘Do things you are better at’. Maksudnya lakukan sesuatu atau aktiviti yang kena dengan kemahiran dan kekuatan diri kita.

Begini. Banyak ketikanya, kita cuba lakukan sesuatu yang di luar kemahiran dan pengetahuan kita. Sebagai contoh, jika kita bercita-cita hendak berniaga burger, kita dengan semangat waja dan kental cuba membina gerai burger kita sendiri. Disebabkan kita tidak ada kemahiran dan kepakaran membina gerai tersebut, kerja itu memakan masa yang lebih lama. Malah hasilnya juga amat menyedihkan kerana gerai itu mungkin asyik bergoyang ke kanan dan ke kiri.

Menurut tip ini, jika kita mahu berniaga burger, tumpukan perhatian kepada perkara penting dalam perniagaan ini iaitu proses menjual burger tersebut, bukan membina gerai. Pembinaan gerai ini boleh diserahkan kepada seseorang yang lebih pakar dan mahir. Sudah tentulah ada kos yang terlibat dalam mengupah seseorang membina gerai. Namun jika kononnya kita hendak berjimat dengan membina sendiri, kosnya akan menjadi lebih tinggi apabila gerai yang dibina tidak menjadi malah rupanya menjatuhkan imej perniagaan burger yang bakal kita bina.

Konsep ini sama seperti seseorang yang mahu memulakan perniagaan internet. Katakan ada seorang usahawan yang mahu memulakan perkhidmatan menguruskan program-program motivasi untuk pelajar. Disebabkan bersemangat, beliau cuba membina laman web sendiri. Beliau langsung tidak pernah membina laman web sebelum ini jadi beliau terpaksa membaca buku, hadiri kursus dan cuba sedikit demi sedikit untuk membina laman web tersebut. Proses ini memakan masa selama mungkin 3 bulan. Setelah banyak belajar, dia mula membina laman web tersebut. Hasilnya tidaklah begitu teruk namun tidak juga kelihatan begitu professional. Laman web itu tidak mampu memberi gambaran bahawa perkhidmatan yang diberikan itu berkualiti dan menarik. Adakah berbaloi usaha tadi?

Mungkin ada yang akan tersalah faham tentang apa yang saya cuba maksudkan di sini. Adakah maksud saya ‘tidak perlu belajar perkara baru dan berikan kepada orang lain? TIDAK SAMA SEKALI!’

Maksud saya, berdasarkan tip keempat ini, kita perlu lebih tumpukan perhatian kepada kemahiran dan kekuatan kita. Apabila kita lakukan sesuatu yang kita mahir, hasilnya lebih baik dan jangka masa yang diambil lebih pendek. Usahawan yang mahu memulakan khidmat program motivasi ini mungkin terpaksa luangkan lebih 3 bulan untuk siapkan laman web. Jadi perniagaannya juga mungkin tertangguh. Padahal laman web itu adalah sebahagian kecil sahaja perniagaan tersebut. Adalah lebih baik dia fokuskan masa dan tenaganya kepada proses promosi, penghasilan modul, pengurusan penceramah dan sebagainya.

Untuk pelajar contohnya, tidak semua pelajar pandai melukis. Jadi apabila mahu menghasilkan nota bergambar, pelajar yang tidak pandai melukis hadapi kesukaran dan mungkin jadi lemah semangat. Ini kerana dia cuba lakukan sesuatu yang dia tidak mahir. Kemahiran utamanya ialah membaca dengan pantas dan mencari isi penting. Apa kata kalau dia mencari seorang kawan yang pandai melukis dan bekerjasama dalam menghasilkan nota bergambar. Pelajar yang pandai melukis ini pula mungkin tidak berapa pandai membaca pantas dan mencari isi penting. Jadi apabila 2 kemahiran ini digabungkan, hasilnya akan jadi lebih baik dan proses pembelajaran jadi lebih menyeronokkan.

Jadi, selamat menguruskan masa dan produktiviti berdasarkan kemahiran, kepakaran dan objektif yang ingin dicapai.

Tip pengurusan masa dan produktiviti daripada Brian Tracy yang ketiga ialah ‘work on higher value activities.’ Maksudnya kita perlu bekerja dan tumpukan lebih perhatian kepada perkara-perkara yang benar-benar menyumbang kepada hasil yang kita inginkan. Ada 2 perkara penting di sini iaitu

1. Matlamat (apa yang hendak dicapai)
2. Aktiviti yang bernilai tinggi.

Contohnya begini. Katakan tahun ini kita bercita-cita untuk menulis sebuah buku (yang sudah 9 tahun tertangguh). Matlamat utama kita pula ialah menyiapkan buku ini dalam masa 3 bulan. Jadi, untuk mengaplikasikan teknik ini, cuba soal diri kita, apakah aktiviti-aktiviti penting (Aktiviti yang bernilai tinggi) yang menyumbang kepada usaha kita untuk menyiapkan buku ini?

Mungkin kita akan senaraikan beberapa perkara penting untuk menyiapkan buku ini seperti

• Habiskan membaca 5 buku yang telah dibeli berkenaan topik yang bakal kita tulis.
• Minta panduan dan pendapat penulis berpengalaman.
• Belajar dan berlatih cara menulis yang berkesan dan sistematik.
• Luangkan masa sekurang-kurangnya 2 jam sehari untuk menulis.
• Buat kajian tentang pasaran dan pelanggan yang bakal membeli buku kita.
• Sediakan sistem folder teratur di dalam komputer untuk mudah mengesan kemajuan dalam proses penulisan.
• Mula menulis buku itu sekarang!

Pada pendapat anda, adakah apa yang saya senaraikan di atas boleh menyumbang kepada usaha menyiapkan buku tersebut? Saya percaya ia benar-benar boleh menyumbang kepada proses penyiapan buku tadi. Namun antara semua aktiviti di atas, yang manakah lebih menyumbang kepada usaha kita menyiapkan buku tadi?

Menurut pendapat peribadi saya, untuk mencapai matlamat menyiapkan satu buku dalam 3 bulan, 2 aktiviti yang paling penting ialah ‘Mula menulis sekarang’ dan ‘luangkan masa sekurang-kurangnya 2 jam sehari untuk menulis.’ Ini kerana 2 aktiviti ini adalah penyumbang besar ke arah mencapai matlamat tadi. Bayangkan anda luangkan masa yang banyak untuk  melakukan semua aktiviti lain tadi, adakah buku itu akan siap jika ia tidak mula ditulis?

Kadangkala, ada bakal penulis buku yang terlalu leka dengan proses untuk menjadi sempurna. Mereka mahu tunggu semuanya jadi sempurna barulah mahu mula menulis. Mereka habiskan lebih banyak masa membersihkan laptop daripada menaip isi kandungan buku. Mereka habiskan lebih banyak masa mengkritik hasil tulisan mereka sendiri daripada menulisnya (Tulis sepatah, kritik sendiri 10 patah).

Semakin banyak mereka bersedia, semakin kurang rasanya persediaan yang ada. Lama-kelamaan mereka bertangguh untuk mula menulis dan akibatnya buku itu langsung tidak ditulis. Apa yang menyedihkan ialah buku itu tidak ditulis bukan kerana tidak cukup bahan, tidak cukup pengalaman atau tidak cukup menarik tetapi kerana ia tidak mula ditulis langsung!

Sebagai pelajar pula, fikirkan tentang aktiviti yang tinggi nilainya untuk membantu kita mencapai matlamat mendapat keputusan yang cemerlang. Ada pelajar yang mahu skor A dalam subjek Matematik lalu buat keputusan untuk duduk membuat latihan Matematik selama 1 jam setiap hari selepas Asar. Namun, dalam masa satu jam itu,

• 10 minit dihabiskan untuk menyusun buku di atas meja,
• 10 minit dihabiskan untuk berfikir tentang topik apa yang hendak dipelajari,
• 10 minit dihabiskan untuk berhenti seketika bagi membancuh air Milo panas (supaya minda segar) dan
• 10 minit dihabiskan untuk menghubungi kawan bertanyakan tentang topik apa yang penting.

Akhirnya, hanya 20 minit yang terakhir dihabiskan untuk benar-benar menjawab beberapa soalan. Apabila gagal mendapat keputusan yang diharapkan dalam peperiksaan, mereka rasa pelik, hairan dan marah. Komen mereka biasanya, “belajar tiap-tiap petang pun tidak ada gunanya, langsung tidak ada hasil. Lebih baik tidak payah belajar!” (Pernahkah anda mendengar komen begini? Atau anda sendiri membuat komen sebegini?) 

Hari ini, ada 2 pengajaran penting yang boleh kita ingat daripada tip ketiga ini.

1. Mulakan sekarang untuk mencari aktiviti-aktiviti yang bernilai tinggi  buat kita dan luangkan lebih banyak masa untuk aktiviti tersebut.
2. Jika selama ini kita gagal mencapai matlamat yang diinginkan, cuba kaji jika kita tersilap banyak luangkan masa untuk aktiviti-aktiviti yang bernilai rendah.

Selamat menguruskan masa.

Tip yang kedua adalah sangat mudah dan ringkas iaitu ‘Work faster’. Di dalam tip ini, ada satu ayat yang sangat menarik digunakan oleh Brian Tracy iaitu ‘develop the sense of urgency’. Ia bermaksud, dalam menjalankan tugas atau melaksanakan sesuatu perkara, wujudkan dan amalkan perasaan untuk siap dengan cepat, pantas dan sempurna.

Untuk melaksanakan tip ini, kita perlu soal diri kita, berapa cepat kita boleh siapkan atau sempurnakan sesuatu kerja? Jika kita menulis blog, berapa cepat kita boleh siap tanpa mengurangkan kualitinya? Adakah kita jenis penulis yang menulis tidak kisah berapa lama pun masa diambil asalkan seronok dan puas hati dengan hasil tulisan? Atau kita jenis yang mementingkan kualiti tetapi dalam masa sama mahu penulisan siap cepat agar dapat meluangkan masa untuk melakukan perkara lain pula?

Tip ini tidak begitu mudah dilaksanakan oleh sesetengah orang disebabkan faktor yang sama dengan tip pertama. Ia tidak mudah dilaksanakan kerana kebanyakan orang atau pekerja bimbang jika mereka cepat menyiapkan sesuatu kerja, mereka perlu lakukan kerja yang lain pula. Akibatnya, lebih banyak kerja mereka perlu lakukan.

Untuk melihat contoh mengapa saya kata ramai yang takut untuk melaksanakan tip ini, cuba bayangkan anda berurusan dengan mana-mana kaunter pembayaran tidak kira di jabatan kerajaan atau swasta atau perniagaan. Apabila anda sedang menunggu giliran untuk berurusan, anda boleh lihat gelagat pekerja di kaunter yang mengamalkan tip ‘bekerja lebih cepat’ atau pekerja yang takut buat kerja banyak.

Pekerja yang mengamalkan tip bekerja cepat, kaunternya sangat cepat bertukar nombor. Setelah selesai menyiapkan sesuatu urusan, pekerja ini akan segera menekan butang untuk pelanggan seterusnya. Malah, butang untuk pelanggan seterusnya telah ditekan walaupun pelanggan sekarang masih berdiri di hadapan kaunter dan bersedia untuk beredar. Hasilnya, lebih banyak pelanggan boleh diuruskan dan pelanggan juga merasa senang hati dengan kepantasan tersebut.

Pekerja yang takut buat kerja banyak pula berlengah-lengah antara satu pelanggan dengan pelanggan yang lain. Dia cuba kelihatan seperti sibuk menyusun itu dan ini padahal kerja itu semua sepatutnya tidak memakan masa yang lama.Lebih buruk lagi (mungkin anda pernah alami sendiri pengalaman sebegini), pekerja ini bergerak ke sana ke mari setiap kali menguruskan satu atau dua pelanggan. Dia kelihatan sibuk bergerak ke sana ke mari padahal tidak ada apa-apa pun yang dilakukan. Jika anda adalah seorang ketua di jabatan ini dan sedar perkara ini mengenai pekerja anda, adakah anda akan labelkan pekerja ini sebagai pekerja yang berpotensi untuk naik pangkat dan berjaya dalam kerjaya satu hari nanti? Tentu tidak bukan?

Sebagai pelajar, sentiasa perbaiki dan majukan tahap kepantasan anda melakukan sesuatu. Jika anda sedang lakukan kerja sekolah Geografi, tumpukan sepenuh perhatian dan cuba siapkan kerja tersebut secepat mungkin. Namun saya ingatkan sekali, siapkan cepat bukan bermaksud kualitinya menurun. Kualiti tetap sama tetapi masa yang diambil jauh berkurangan.

Satu tip yang selalu saya kongsikan bersama pelajar untuk menambah kepantasan dalam melakukan sesuatu kerja ialah

• Pertama, tentukan masa yang mahu diambil. Setiap kali melakukan sesuatu aktiviti, sebelum mulakan aktiviti tersebut, tetapkan masa yang mahu diambil. Sebagai contoh, jika mahu baca buku sebanyak 20 muka surat, tetapkan, berapa minit masa yang akan diambil. Jangan letakkan masa yang terlalu panjang. Letakkan masa yang dirasakan agak pendek tetapi boleh dilakukan jika diusahakan sepenuh hati. Kemudian, berlumba untuk capai masa tersebut.
• Kedua, duduk, berdiri atau bergerak seperti seorang yang penuh dengan kecergasan. Contohnya begini. Bayangkan anda bermain dengan seorang kawan. Kawan anda ini sedang memegang sebiji telur tembelang yang sangat busuk jika ia pecah. Dia mahu lemparkan telur ini kepada anda dan anda perlu menyambutnya tanpa memecahkan telur tersebut. Ketika dia hendak melemparkan telur ini kepada anda, bayangkan cara anda duduk, berdiri atau bergerak. Adakah anda akan duduk seperti orang mengantuk? Adakah anda akan bergerak seperti orang bangun tidur? Tentu tidak bukan. Anda akan duduk, berdiri dan bergerak seperti orang yang paling cergas dalam dunia. Gunakan pergerakan ini untuk menyiapkan kerja dengan lebih pantas.

Hari ini, tanamkan azam untuk menyiapkan sesuatu dengan lebih pantas tanpa mengurangkan kualitinya. Jika boleh, berjalan lebih laju daripada biasa. Kita akan rasa terkejut dan kagum melihat berapa banyak perkara kita boleh lakukan apabila kita mengamalkan tip ‘Work faster’ ini. Selamat mencuba.

p/s Saya masih ingat lagi ketika saya mengamalkan tip pertama dan kedua ini dalam menghasilkan buku ‘Skor A Dengan Teknik Memori SmartStudy’ (bakal terbit pada Mac 2010 ini). Selalunya satu buku boleh mengambil masa selama 1 bulan hingga 6 bulan untuk siap ditulis tetapi untuk buku terbaru ini, saya mengambil masa lebih kurang 2 minggu sahaja. Itu merupakan satu pencapaian buat diri saya yang agak sibuk menjalankan program-program SmartStudy sepanjang tahun. Manalah tahu kepada anda yang pernah bercita-cita menulis buku, satu buku dapat dihasilkan menjelang akhir bulan ini juga akibat mengamalkan tip pertama dan kedua ini.

Tip yang pertama ialah ‘Work harder at what you do’ yang bermaksud bersungguh-sungguh dalam melakukan kerja yang sedang kita lakukan. Pertama kali saya dengar tip ini, ia berbunyi begitu mudah sekali. Namun apa yang boleh difahami melalui tip ini tidak semudah yang disangkakan. Apabila kita dengar tip ini, kita perlu soal diri kita  ‘adakah aku sudah lakukan kerjaku dengan sepenuh hati? Adakah aku bersungguh-sungguh melakukan apa yang perlu aku lakukan? Apabila saya soal diri sendiri soalan ini, kadangkala jawapannya agak memedihkan hati.

Menurut Brian Tracy, tempat kerja bukanlah tempat untuk bersosial. Ia bukan tempat untuk kita datang berbual-bual dengan kawan, bercerita tentang masalah semasa dan mencari simpati. Tempat kerja ialah tempat untuk kita lakukan apa yang telah dipertanggungjawabkan kepada kita. Jika tugas kita adalah untuk menyediakan laporan kewangan, itulah yang perlu kita laksanakan.

Jika kita lihat dengan teliti, tip ini adalah sangat sukar untuk diamalkan oleh kebanyakan orang dewasa yang bekerja tidak kira di jabatan kerajaan, swasta mahupun bekerja sendiri. Maksud saya, apabila kita sedang lakukan sesuatu kerja, tumpuan kita mudah teralih dan terpesong kepada satu perkara yang lain. Akibatnya, kerja yang sedang dilakukan tidak siap, kerja-kerja lain terhenti separuh jalan. Inilah yang dikatakan apa yang dikejar tak dapat, apa yang dikendong berciciran.

Sebagai contoh, di pejabat, sedang menulis laporan, terasa asyik dahaga dan sibuk pergi membuat air. Dalam perjalanan membuat air, terserempak dengan rakan sepejabat lalu buka cerita tentang berita utama surat khabar hari ini. Sedang sibuk berhujah tentang siapa yang patut dipersalahkan dan siapa yang patut dikutuk, seorang sahabat lain pula minta tolong betulkan fail dalam komputer. Sedang hapuskan virus komputer, ada yang buka cerita tentang kos anak-anak  ke sekolah. Disebabkan topik ini panas, berapi-apilah bercerita. Setelah habis modal bercerita, baru teringat tentang hendak buat air minuman tadi. Segera pergi ke ‘pantry’. Air belum masak. Tidak mengapa, ’saya ada masa’. Masak air. Sambil tunggu air masak, berbual lagi.

Agaknya, berapa lama masa yang diambil untuk minum air ini? Apabila ini sentiasa berlaku, tidak peliklah jika kerja yang boleh disiapkan selama 10 minit mengambil masa hingga 10 hari.

Ada satu ayat yang biasa disebut oleh Brian Tracy ini mengenai tip ini. Ayat ini bukan sahaja ada dalam buku Focal Point ini malah dalam beberapa buku lain dan juga rakaman audio beliau. Kata beliau, ‘Work all the time you work’. entah kenapa, minat sungguh saya dengan ayat ini. Mungkin saya minat kerana sebelum ini fokus minda saya kerap ke sana ke mari apabila melakukan sesuatu. Jadi apabila saya praktikkan tip ini, terasa banyak perkara yang boleh diselesaikan dalam masa yang singkat.

Untuk pelajar, tip ini sangat penting kerana pelajar juga menghadapi masalah fokus dalam melakukan sesuatu kerja. Contohnya, sedang buat nota Sejarah, terdengar bunyi SMS. Kawan baik rupanya  yang menghantar sms berbunyi, ‘Buat apa tu?’ (mungkin pelajar tidak sedar, ini adalah mesej untuk mengajak mereka berborak-borak tanpa objektif atau tujuan yang jelas.) Adakah balas membalas sms akan berterusan? Sudah tentu.

Jadi, apabila pelajar praktikkan tip ini, semasa buat nota Sejarah, lupakan semua perkara yang lain (kecuali yang wajib dilakukan). Lupakan tentang kerja Matematik dan Sains yang masih belum disentuh dan lupakan tentang cerita kartun yang memanggil-manggil di televisyen. Work all the time you work.

Dengan mengamalkan tip ini, produktiviti kita akan meningkat sekurang-kurangnya 2 kali ganda. Kita akan dapat siapkan lebih banyak kerja daripada orang lain. Bukan itu sahaja, disebabkan kita dapat siapkan banyak kerja dalam masa yang cepat, kita dipandang sebagai seorang yang efisien, cekap, pakar, professional dan boleh diharap. Bukankah ini yang sering dilihat dalam menilai prestasi kerja kita?

Pernah sekali saya mendengar audio ucapan Brian Tracy dalam satu program untuk eksekutif tentang pengurusan masa dan produktiviti. Beliau mengungkap satu pepatah, “if you want to get something done, give it to the busy man.” Apa yang beliau maksudkan ialah orang yang mengamalkan tip pertama ini kelihatan sibuk kerana dia sentiasa kelihatan fokus dalam menyiapkan kerjanya. Namun jika diberi sebarang kerja kepadanya, ia pasti dapat disiapkan dengan sempurna dan cepat.

Percaya atau tidak, ada orang yang takut untuk mengamalkan tip ini. Alasannya ialah jika cepat siap kerja, nanti banyak pula kerja lain yang perlu dibuat.

Ya, itu benar. Namun semakin banyak perkara yang lakukan, semakin bertambah kecekapan dan kepakaran. Hasilnya nilai kita kepada syarikat atau perniagaan akan semakin bertambah. Jika kita masih lagi ragu-ragu untuk mengamalkan tip ini disebabkan bimbang untuk buat kerja lebih banyak, satu soalan yang perlu kita fikirkan ialah “adakah kita sedang menzalimi bos kita/orang yang membayar gaji kita kerana tidak bersungguh-sungguh ‘menghalalkan’ gaji yang kita terima?” Sabda Rasulullah S.A.W. “Takutlah (dari melakukan) kezaliman kerana sesungguhnya kezaliman itu adalah kegelapan (kesengsaraan) di hari akhirat!” (Riwayat Imam Ahmad.)

Percaya atau tidak, apabila disoal mengenai apakah maksud pengurusan masa, pelajar akan terbayang tentang cara membuat jadual harian, mingguan dan bulanan. Kebanyakan orang dewasa yang saya temui pula ( di dalam program-program pembangunan diri yang saya jalankan), apabila saya soal apakah yang mereka mahu komen tentang pengurusan masa dan produktiviti, saya mendapat beberapa maklumbalas iaitu:

• Terlalu banyak kerja yang hendak dilakukan tetapi masa yang ada tidak mencukupi.
• Rasa tertekan apabila terpaksa mengejar tarikh akhir (deadline).
• Sudah ada banyak rancangan pengurusan masa tetapi tidak dapat ikut dengan baik.
• Banyak kerja yang tidak dapat disiapkan di pejabat terpaksa dibawa pulang ke rumah.
• Tidak cukup masa menimbulkan rasa tertekan. Hendak berusaha menguruskan masa juga menimbulkan tekanan perasaan. Akhirnya, lebih baik biarkan sahaja, tidak perlu pening-pening kepala hendak menguruskan masa. ‘Just go with flow.’

Kali ini, saya ingin kongsikan beberapa tips yang saya rasa sangat hebat untuk kita amalkan. Saya sangat percaya tips ini semua boleh membantu kita untuk menguruskan masa dengan lebih baik, teratur dan berkesan. Hasilnya, produktiviti kita akan meningkat. Maksudnya, untuk pelajar, produktiviti mereka meningkat apabila lebih banyak kerja sekolah boleh disiapkan, lebih banyak masa untuk mengulangkaji boleh diluangkan dan prestasi akademik lebih baik dapat dicapai.

Untuk orang dewasa yang bekerja pula, produktiviti meningkat ialah apabila lebih banyak kerja dapat diselesaikan tanpa mengurangkan kualiti, lebih banyak masa untuk berehat serta menenangkan fikiran dan lebih besar peluang untuk menarik perhatian majikan terhadap prestasi baik kerja kita.

Untuk itu, saya akan kongsikan 7 tips untuk menguruskan masa dan meningkatkan produktiviti yang diterangkan oleh Brian Tracy di dalam bukunya yang bertajuk ‘Focal Point’. Kepada sesiapa yang suka membaca buku pembangunan diri sama ada dalam Bahasa Melayu (PTS ada menghasilkan terjemahan buku Brian Tracy) atau Inggeris, nama Brian Tracy ini adalah tidak asing lagi sebenarnya. Saya sendiri meminati hasil tulisan beliau kerana

• Gaya tulisannya jelas, ‘Straight to the point’ dan mudah difahami.
• Tips-tips yang diberikan ialah padat dan praktikal.
• Tips-tips yang diberikan ialah tips yang telah terbukti berjaya membuahkan hasil dan telah diamalkan oleh begitu ramai orang-orang berjaya.

Antara buku beliau yang banyak jumlahnya, buku ini berada dalam  senarai kedudukan tertinggi di dalam senarai buku-buku pembangunan diri yang paling saya minati. Mungkin kebetulan juga, saya dapati beberapa sahabat dan kenalan saya yang sudah diiktiraf berjaya dalam bidang mereka, pernah membaca buku ini dan masih mengamalkan banyak tips yang terkandung di dalamnya. Jika anda masih mencari-mencari buku yang hendak dibaca, buku ini merupakan satu pilihan yang baik.

Insyaallah saya akan kongsikan ketujuh-tujuh tips ringkas ini dan saya akan huraikan sedikit tentang bagaimana untuk kita mengaplikasikannya. Teruskan membaca.

Tips latihan menguruskan masa sepanjang cuti sekolah yang terakhir ialah ‘luangkan lebih masa untuk aktiviti yang paling mendatangkan hasil.’

Di dalam subjek ekonomi, ada satu terma yang dinamakan ‘The Pareto Principle’. Walaupun ia berasal daripada perbincangan mengenai ekonomi, rupa-rupanya ia boleh diaplikasikan kepada banyak bidang lain termasuk bidang pengurusan masa. Prinsip Pareto ini mengatakan bahawa

“20% daripada USAHA kita akan menghasilkan 80% daripada HASIL yang kita perolehi.”

Jangan bimbang jika ayat ini sukar difahami. Ia bermaksud beberapa perkara.

• Tidak semua aktiviti yang kita lakukan penting dalam mendapatkan hasil yang kita mahu.
• Kalau kita lakukan 10 perkara untuk skor markah 100% contohnya, 2 daripada perkara tersebut boleh menghasilkan 80% daripada markah 100% itu.

Untuk lebih mudah faham, bayangkan anda lakukan 10 perkara ini untuk skor 100% markah dalam peperiksaan.

1. Pergi tuisyen
2. Buat kerja sekolah
3. Buat latih tubi
4. Pergi perpustakaan
5. Beli buku
6. Belajar di rumah kawan
7. Belajar sendiri di rumah
8. Jumpa dan tanya guru
9. Jumpa dan tanya kawan
10. Sediakan alat tulis yang sempurna

Dalam 10 perkara yang dilakukan ini, sebenarnya ada lebih kurang 2 perkara yang akan menyumbang kepada 80% daripada markah yang bakal kita perolehi. Aktiviti yang mana satu agaknya?

Ia terpulang kepada individu. Ada individu yang perlu lakukan aktiviti latih tubi dan belajar sendiri di rumah untuk dapat 80% markah dan ada individu yang perlu buat kerja sekolah dan jumpa guru untuk dapat 80%. Namun apa yang penting ialah anda perlu fikirkan aktiviti apakah yang benar-benar menyumbang kepada markah yang bakal anda perolehi. Jadi sekarang, cuba senaraikan semua aktiviti yang anda lakukan setiap hari untuk skor A dalam peperiksaan. Cuba kenal pasti aktiviti manakah yang tergolong dalam 20% aktiviti penting yang saya terangkan ini?

Setelah anda faham konsep bahawa ada lebih kurang 20% aktiviti yang benar-benar membantu kita mencapai matlamat skor A dalam peperiksaan, anda juga harus sedar bahawa kebanyakan pelajar menghabiskan masa mereka melakukan aktiviti-aktiviti yang tidak penting kepada mereka.

Sebagai contoh, ada pelajar yang bersungguh-sungguh untuk pergi ke rumah kawan dan belajar bersama. Namun apabila dikaji semula, aktiviti itu sebenarnya hanya membuang masa dan tenaga kerana

• Banyak masa terbuang semasa hendak pergi ke rumah kawan tersebut.
• Banyak tenaga terbuang dalam perjalanan ke rumah kawan tersebut.
• Banyak masa terbuang semasa hendak bersedia untuk mula belajar.
• Banyak masa terbuang apabila kawan-kawan mula buka cerita tentang sesuatu yang tidak berkaitan.
• Banyak masa terbuang apabila anda dan kawan-kawan tidak ada ‘mood’ untuk belajar.

Lebih menyedihkan, kadangkala perjalanan untuk ke rumah kawan tersebut memakan masa lebih lama daripada masa yang diambil untuk belajar. Akibatnya, anda rasa sudah banyak luangkan masa untuk belajar tetapi  hairan apabila tidak dapat skor dalam peperiksaan. Adakah ia menghairankan jika pelajar ini tidak dapat skor A? Tidak sebenarnya. Ia tidak menghairankan kerana terlalu banyak masa yang dihabiskan untuk sesuatu yang tidak menyumbang kepada markah yang bakal diperolehi.

Tips ini juga merupakan satu rahsia mengapa pelajar cemerlang selalunya kelihatan seperti belajar sedikit atau tidak belajar tetapi mampu mendapat keputusan cemerlang di dalam peperiksaan. Ada ramai pelajar cemerlang yang sibuk dengan aktiviti kurikulum sekolah tetapi masih mampu skor A dalam peperiksaan dengan agak mudah. Ini adalah kerana mereka tahu untuk fokus kepada aktiviti yang menyumbang kepada matlamat yang mereka ingin capai. Mereka telah kenal pasti aktiviti mana yang penting untuk mereka dan luangkan lebih banyak masa untuk aktiviti tersebut.

Hari ini atau mungkin sepanjang minggu ini, cuba kenal pasti aktiviti yang penting untuk diri kita skor A dalam peperiksaan. Kemudian luangkan lebih banyak masa untuk lakukan aktiviti tersebut. Dapatkan bantuan dan nasihat ibu bapa dan guru untuk mengenal pasti aktiviti-aktiviti ini. Saya percaya anda akan dapat lihat perbezaannya dari segi pengurusan masa dan juga pencapaian anda dalam bidang akademik nanti.

Selamat menguruskan masa.

Tips latihan menguruskan masa sepanjang cuti sekolah yang keenam ialah ‘jadi lebih fleksibel semasa menguruskan masa’ atau dalam bahasa Inggerisnya, ‘Be flexible’.

Ini bermaksud, semasa kita merancang dan menguruskan masa, kita perlu bersedia untuk berubah atau sedikit terpesong daripada rancangan awal kita. Sebagai contoh, jika kita merancang untuk belajar Matematik selama 40 minit dan belajar Sejarah selama 40 minit selepas itu, kita perlu bersedia untuk menukar rancangan jika ianya tidak berjalan seperti yang diharapkan.

Mungkin kita rancang untuk belajar Matematik selama 40 minit tetapi apabila 40 minit berakhir, kita masih lagi belum siap dan masih ada sedikit lagi yang perlu dilakukan. Jadi, berikan lagi sedikit masa untuk buat latihan Matematik tersebut. Ada masanya kita rancang masa untuk 40 minit tetapi terpaksa ambil masa selama 80 minit. Dalam contoh rancangan hendak buat latihan Matematik dan Sejarah tadi, apabila anda luangkan masa selama 80 minit untuk Matematik, ia bermaksud rancangan untuk belajar Sejarah terpaksa ditangguhkan.

Adakah ini bermaksud subjek Sejarah akan diabaikan? Tidak juga. Apa yang perlu dilakukan ialah anda masukkan lagi subjek Sejarah dalam jadual pembelajaran anda dalam masa yang terdekat ini. Ia tidak diabaikan tetapi ditukar masanya ke masa yang lebih sesuai.

Mengapakah kita perlu fleksibel? Menurut pengalaman saya menjalankan program teknik belajar di sekolah, majoriti pelajar yang saya temui TAHU bagaimana untuk membuat jadual belajar. Sejak sekolah rendah lagi pelajar sudah belajar bagaimana mahu membuat rancangan untuk belajar setiap hari. Mereka akan satu jadual di mana ada tertulis pada pukul berapa pergi ke sekolah, pukul berapa pergi mengaji, pukul berapa pergi tuisyen dan sebagainya.

Namun satu perkara yang kurang ialah pelajar tidak tahu apa yang perlu dilakukan jika rancangan itu tidak dapat diikuti sepenuhnya. Jika mereka tulis belajar subjek Sains pada pukul 8 malam, apa akan terjadi jika malam itu ada banyak latihan Pendidikan Agama yang perlu disiapkan? Apa akan jadi jika keesokan harinya ada peperiksaan subjek Bahasa Melayu dan persediaan belum dilakukan dengan baik?

Apabila pelajar tidak dapat mengikuti jadual mereka dengan baik, selalunya 2 perkara akan berlaku.

1. Mereka rasa bersalah dan susah hati. Akibatnya mereka tidak dapat tumpukan perhatian kepada kerja yang hendak dilakukan segera kerana asyik teringat tentang jadual mereka yang tidak dapat disempurnakan.
2. Mereka akan rasa lemah semangat dan hilang minat untuk membuat jadual. Rungut mereka, “kalau buat jadual pun, bukan boleh ikut semua. Buat sakit hati je nanti. Baik tak payah buat jadual!” Saya percaya inilah sebab utama mengapa pelajar tidak suka membuat jadual untuk menguruskan masa mereka. Saya temui sangat ramai pelajar di peringkat universiti yang mengalami masalah ini. Komen mereka “lebih baik tak payah buat jadual sebab kalau buat pun bukan kita boleh ikut semuanya.”

Kepada sesiapa yang berpendapat begini terutamanya pelajar, INGAT 2 perkara ini.

1. Lebih baik ada jadual dan rancangan menguruskan masa berbanding tidak ada jadual dan rancangan.
2. Jika kita tidak sempurnakan jadual atau rancangan menguruskan masa, ia JAUH LEBIH BAIK daripada orang-orang atau pelajar-pelajar yang tidak ada langsung jadual atau rancangan menguruskan masa.

Masalah ini berlaku disebabkan pelajar tidak faham konsep pengurusan masa dan tidak boleh jadi fleksibel. Rancangan kita untuk menguruskan masa sebenarnya ialah satu panduan. Sama seperti semasa kita hendak ke suatu tempat. Untuk ke sekolah contohnya, mungkin ada satu jalan terbaik dan paling cepat yang boleh kita ikuti. Namun jika satu hari jalan itu tidak boleh digunakan, pasti ada jalan lain lagi yang boleh digunakan. Kita tidak merungut atau merengek dengan berkata, “tak bolehlah pergi sekolah macam ni!” apabila jalan terbaik tadi ditutup.

Selepas ini, jika kita sudah buat rancangan dan jadual tetapi tidak boleh sempurnakannya, gunakan 2 langkah di bawah. Katakan kita rancang 10 perkara untuk dilakukan tetapi hanya berjaya sempurnakan 7 sahaja manakala 3 lagi gagal dilaksanakan, kita perlu

1. Bersyukur dan ucapkan tahniah kepada diri kita kerana telah berjaya sempurnakan 7 perkara yang kita rancang. Penuhkan diri dengan rasa gembira, seronok, bangga dan syukur kerana kita BERJAYA selesaikan 7 daripada 10 rancangan. Itu satu pencapaian yang hebat.
2. Soal diri kita sendiri, “Macam mana supaya lepas ni, aku boleh sempurnakan semua sekali perkara yang telah kita rancangkan?” Soalan ini akan membuat minda kita lebih positif, bersemangat dan bersedia untuk mencari jalan untuk memajukan prestasi pengurusan masa kita pada masa yang akan datang.

Saya ucapkan selamat menguruskan masa dan selamat menjadi lebih FLEKSIBEL!

Tip latihan menguruskan masa sepanjang cuti sekolah yang kelima adalah mudah sahaja. Ia berbunyi, ‘belajar untuk berkata TIDAK!’

Kali pertama saya pelajari tentang teknik pengurusan masa ini, saya rasa amat pelik. Apa kena mengena pula berkata tidak dengan pengurusan masa. Namun setelah saya fikir-fikirkan, ternyata benar, banyak masalah berkenaan pengurusan masa adalah disebabkan kita tidak mampu untuk berkata TIDAK.

Bayangkan pelajar yang sedang belajar, siapkan kerja sekolah dan mengulangkaji topik yang baru dipelajari. Baru 5 minit buat kerja tiba-tiba dia mendapat pesanan sms daripada kawannya yang berbunyi, “buat apa tu?”

Apakah yang akan dilakukan oleh pelajar ini? Adakah dia akan balas pesanan sms itu dan kemudian berterusan hingga lebih satu jam atau dia akan kata “TIDAK! Aku nak buat kerja ni.’ Pada pendapat anda, yang mana satukah pilihan pelajar ini?

Saya sendiri percaya dan faham mengapa begitu susah untuk berkata tidak. Kadangkala saya sendiri semasa sedang sibuk menulis blog tiba-tiba dapat sms daripada sahabat, “Ngeteh?” Sudah jadi tabiat, saya akan balas “JOM!” Walaupun keluar minum teh dengan kawan tidak lama, aktiviti tersebut membuat beberapa perkara menjadi tidak lancar. Habis minum teh, idea dan semangat menulis blog mungkin sudah berkurangan.

Sebagai pelajar, anda perlu belajar berkata tidak kepada perkara-perkara yang boleh mengganggu kelancaran rancangan anda. Jika anda kesuntukan masa untuk siapkan kerja sekolah dan menerima pesanan sms, tidak perlu jawab jika ia tidak penting atau jawab dan beritahu sahabat anda yang anda tidak dapat berbalas-balas sms dengannya.

Satu masalah dengan teknik ini ialah anda mungkin bimbang jika berkata tidak, nanti anda dipulaukan. Ini berlaku bukan sahaja kepada pelajar tetapi juga kepada orang dewasa di alam pekerjaan. Baru hendak siapkan kerja yang diminta oleh bos, kawan dah ajak minum pagi. Tidak ikut, bimbang dikatakan sombong. Tidak ikut, bimbang lain kali tidak diajak.

Bagi saya, tidak salah untuk bimbang. Namun sekali sekala kita perlu bimbang untuk diri kita juga. Selama ini kita asyik bimbang kawan-kawan atau orang disekeliling terasa hati kalau kita berkata TIDAK. Apa kata berfikir untuk diri kita pula seketika dan kita tahu, perkataan TIDAK itu akan menambahkan lagi produktiviti diri kita. Peluang dan jalan untuk kita menuju kejayaan juga akan terbuka lebih luas.

Tambahan lagi, berkata TIDAK bukan semestinya dalam nada yang tidak baik. Kita boleh berkata tidak dalam nada dan bahasa yang sopan. Sekurang-kurangnya sesiapa yang mendengar perkataan TIDAK daripada kita itu tidak berkecil hati dan mungkin boleh faham mengapa kita berkata demikian.

Jadi sebagai pelajar, belajar untuk berkata TIDAK apabila diajak melakukan aktiviti yang kurang atau tidak berfaedah dan aktiviti yang mengganggu kelancaran rancangan yang telah kita sediakan.

Selamat berlatih untuk berkata TIDAK dalam proses menguruskan masa anda.

Tips latihan menguruskan masa sepanjang cuti sekolah yang keempat ialah ‘tetapkan masa aktif’. Menurut Dr. Tara Kuther, ini beliau namakan ‘Go with the Flow’.

Saya definisikan masa aktif sebagai masa di mana anda rasa paling bertenaga, bersemangat dan cergas untuk melakukan sesuatu. Saya percaya semua orang ada masa aktif mereka sendiri. Namun setiap orang mempunyai masa aktif yang berbeza.

Ada orang yang aktif di waktu pagi. Ada yang aktif di waktu tengahari, petang atau malam. Jadi, pada waktu bilakah anda paling aktif dalam sehari?

Katakan anda rasa masa aktif anda ialah pada waktu pagi. Jadi,

• Susun aktiviti atau tugasan yang paling sukar pada waktu pagi.
• Susun jadual belajar subjek yang mencabar pada waktu pagi.
• Susun aktiviti atau tugasan yang anda paling tidak suka pada waktu pagi.

Sebab mengapa ini dicadangkan ialah semasa kita aktif, kita lebih efektif dalam melakukan sesuatu. Semasa kita aktif, kita boleh berfikir dengan lebih baik dan bertenaga. Hasilnya kita akan dapat lakukan sesuatu dengan lebih berkesan dan cepat.

Bayangkan anda cuba siapkan kerja rumah yang paling susah dan yang anda paling benci pada waktu anda paling lemah, letih dan mengantuk. Boleh ia dilakukan? Sudah tentu sukar bukan?

Satu masalah yang biasa berlaku ialah kebanyakan orang suka melakukan aktiviti yang paling mereka suka pada masa aktif mereka. Pelajar contohnya suka belajar subjek yang paling mereka suka dan subjek yang mereka selalu skor A pada masa aktif. Hasilnya, prestasi subjek itu semakin baik manakala prestasi subjek yang mereka lemah kekal lemah malah semakin teruk lagi.

Pakar motivasi dan pembangunan diri, Brian Tracy juga ada memberikan pandangan yang hampir serupa mengenai perkara ini. Kata beliau, ‘Eat that frog’. Katak yang beliau maksudkan ialah kerja atau tugasan yang paling kita tidak suka dan selalu kita cuba tangguhkan. Jika kita berjaya lakukan tugasan yang paling kita tidak suka ini, tugasan lain akan jadi lebih mudah untuk dilaksanakan. Jadi saya tambah sedikit, ‘makan katak itu’ di dalam masa aktif anda.

Sepanjang cuti sekolah ini, cuba kenal pasti masa aktif anda dan kuatkan semangat untuk melakukan semua tugasan mencabar dalam masa aktif ini. Setelah anda lakukan beberapa kali pasti anda akan dapat lihat betapa berkesannya teknik ini. Perlu diingat juga, ada kalanya sukar untuk kita kenal pasti waktu bilakah sebenarnya masa aktif kita. Jangan risau. teruskan mencuba untuk kenal pasti masa aktif kita ini. Ia kadangkal memakan masa sedikit lama untuk dikenalpasti. Namun jika terus mencari dan mengenal pasti, tentu kita akan jumpa.

Tips latihan pengurusan masa sepanjang cuti sekolah kita yang ketiga ialah ‘Fokuskan minda kepada satu perkara sahaja pada satu masa’. Ini kerana salah satu sebab mengapa banyak kerja tidak dapat disiapkan, mengapa kita cuba bertangguh melakukan sesuatu kerja dan mengapa kita tidak dapat menguruskan masa dengan baik ialah kita selalu fikir tentang banyak perkara dalam satu masa.

Sebagai contoh, ketika menyiapkan kerja sekolah Sejarah, kita terbayang tentang kerja sekolah Matematik dan Sains. Bila kita sedang mengemas bilik, kita teringat tentang baju yang belum dibasuh atau halaman rumah yang perlu disapu. Apabila minda kita sudah terbahagi kepada beberapa fokus dalam satu masa, ada beberapa perkara akan berlaku.

• Pertama, kita tidak dapat melakukan kerja yang sedang dilakukan dengan berkesan.
• Kedua, kita mula hilang semangat dalam menyiapkan kerja yang sedang dilakukan.
• Ketiga, kita mula rasa terlalu banyak perkara yang hendak dilakukan lalu cuba menangguhkan semua kerja. Ini adalah disebabkan minda kita rasa ‘terlalu sesak’ dengan terlalu banyak benda. Akibatnya satu perkara pun tidak dapat dilakukan.

Pelajar yang suka bertangguh dan melengah-lengahkan kerja mereka selalunya disebabkan perkara ini. Mereka hendak buat kerja sekolah Sejarah. baru hendak mula sudah teringat kerja sekolah lain. Minda mereka jadi terlalu sesak dan terus menangguhkan semua kerja sekaligus. Bagaimana cara mereka melegakan perasaan minda yang sesak ini? Mereka akan lakukan sesuatu yang boleh menenangkan dan menggembirakan minda mereka dengan segera sama ada dengan bermain games, menelefon kawan, berbual di internet, menghantar pesanan sms dan sebagainya. Semakin banyak aktiviti ini semua dilakukan, semakin berat hati mereka untuk kembali semula melakukan tugasan-tugasan tadi.

Jadi tip hari ini mengatakan, jika kita mahu uruskan masa dengan lebih baik, semasa melakukan sesuatu, fokuskan minda kepada satu perkara itu sahaja. Perkara lain itu lupakan seketika. Sebagai contoh semasa sedang menyiapkan kerja sekolah Sejarah tadi, penuhkan fikiran dengan persoalan mengenai Sejarah. Untuk lebih mudah fokus, jika sedang buat kerja di atas meja, kosongkan meja tersebut. Biar hanya ada buku Sejarah di atas meja. Ini untuk mengelakkan kita asyik terpandang buku lain dan mula teringat tentang kerja lain itu pula.

Satu masalah yang biasa disebut oleh pelajar ialah “saya dah cuba fokus pada satu perkara tetapi minda saya ni asyik teringat kepada perkara lain’. Langsung tidak boleh fokus kepada apa yang dilakukan sekarang. Apa nak buat?” Kalau teringat sahaja tidak mengapa sebenarnya tetapi ini ingat dan mula rasa bimbang dan hilang ‘mood’ untuk buat kerja. Akibatnya satu perkara pun tidak dapat disiapkan dengan sempurna. Ia sama macam pepatah melayu yang mengatakan apa yang dikejar tak dapat, apa yang dikendong berciciran.

Ada 2 jawapan yang biasa saya berikan untuk soalan ini. Pertama, asyik teringat kepada perkara lain itu adalah perkara biasa. Apa  yang perlu dilakukan ialah apabila kita tersedar yang minda kita sudah mula teringat tentang perkara lain, bawa minda kita pulang semula kepada apa yang sedang dilakukan. Kata kepada diri kita, ‘Satu Perkara Pada Satu Masa!’ dan ingatkan diri kita bahawa kalau sibuk-sibuk risaukan perkara lain pun, bukannya kerja tersebut boleh siap. Lebih kita fokus dan siapkan kerja di hadapan mata sekarang. Semakin cepat kerja sekarang siap, semakin cepatlah kita boleh siapkan kerja yang lain itu.

Kedua, jika minda kita asyik teringat tentang kerja lain, ada kemungkinan kerja itu lebih penting dan perlu disiapkan dengan lebih segera. Kadangkala, apabila ada kerja yang susah hendak dilakukan, kita cuba mengelak daripada melakukannya. Contohnya, jika kita benci subjek Matematik Tambahan, kita akan sentiasa cuba mengelak daripada melakukannya. Semakin kita mengelak, semakin kita rasa bimbang kerana ia mesti disiapkan walau dengan apa cara sekalipun. Jadi, semasa kita cuba mengelak daripada melakukan kerja tersebut dengan melakukan kerja lain, fikiran kita akan sentiasa kembali fokus dan terkenang subjek Matematik Tambahan tersebut.

Jadi cara terbaik untuk menyelesaikan masalah ini ialah kita GAGAHKAN diri dan berdepan dengan subjek Matematik Tambahan tersebut. Kata pada diri kita sendiri, “lepas aku siapkan kau, senanglah semua kerja aku yang lain nanti.” Ingatkan diri kita, kalau benda yang paling susah sudah disiapkan, benda-benda lain pasti akan terasa begitu mudah untuk disempurnakan.

Jadi sepanjang cuti sekolah ini dan cuti sekolah yang akan datang, latih diri untuk fikir tentang satu perkara saya pada satu masa. Kalau tengah kemas rumah, fikir tentang kemas rumah dan bagaimana untuk menyiapkan tugas mengemas dengan sempurna dan berkesan. Jangan ingat dan bimbang tentang basuh kasut masa mengemas rumah.

Setelah kita pelajari bahawa langkah penting dalam menguruskan masa ialah menulis dan merancang aktiviti untuk hari esok, tip kedua pula ialah ‘Tetapkan masa akhir’ untuk menyempurnakan sesuatu. Di dalam bahasa Inggeris, ia dikatakan sebagai ’set a deadline’.

Menetapkan masa akhir bermaksud jika kita mahu lakukan sesuatu, anggarkan berapa lama masa yang diperlukan untuk menyiapkan sesuatu. Sebagai contoh, jika kita merancang untuk menyiapkan kerja sekolah Matematik, anggarkan berapa lamakah masa yang kita ada untuk menyiapkannya dan tetapkan bilakah kerja sekolah tersebut sepatutnya siap.

Jika boleh, jangan tetapkan masa yang terlalu lama untuk menyiapkan sesuatu. Maksud saya, jangan tetapkan masa 2 jam untuk menyiapkan 10 soalan Matematik. Ini kerana jika kita tahu bahawa kita ada banyak masa, kita akan berlengah-lengah dalam membuat kerja. Akibatnya, kita tidak fokus sepenuhnya dan hasil kerja kita juga tidak sebagus mana.

Sebelum ini, saya tidak sedar tentang kepentingan menetapkan masa akhir. Akibatnya, saya perlu siapkan perkara yang ringkas dalam masa yang agak lama. Sebagai contoh, jika saya mahu menulis artikel dan tidak tetapkan masa akhir bila ia perlu disiapkan, saya akan bertangguh dan terlupa tentang apa yang mahu saya tulis. Namun jika saya tetapkan “artikel ini mesti siap sebelum pukul 12 tengahari Jumaat, 18 Disember 2009″, saya akan dapat lebih fokus dan dan teringat tentang artikel ini setiap masa. Hasilnya, saya akan paksa diri untuk duduk menulis dan tumpukan sepenuh perhatian agar ia dapat disiapkan dengan segera.

Jika anda sebagai pelajar dan ada banyak kerja yang perlu disiapkan dalam masa cuti sekolah ini, ada 3 langkah asas yang ingin saya cadangkan anda lakukan untuk mempraktikkan tip kedua ini.

• Langkah pertama, senaraikan semua kerja atau tugasan yang perlu diselesaikan dalam masa cuti sekolah ini. Ia mungkin kerja sekolah, sesuatu yang hendak kita baca atau sesuatu aktiviti yang sudah lama kita tangguhkan.
• Langkah kedua, tuliskan tarikh dan masa akhir untuk setiap aktiviti tersebut.
• Langkah ketiga, buat keputusan dan tanamkan tekad bahawa anda akan siapkan semua tugasan ini sebelum masa akhir yang telah ditetapkan.

Saya percaya langkah ketiga adalah langkah yang paling sukar untuk dipraktikkan. Semua orang boleh tetapkan masa akhir tetapi tidak semua orang sanggup bekerja keras untuk menepatinya. Namun jika ia diamalkan pasti menjadi mudah juga nanti. Malah jika kita berusaha dan berjaya menepatinya, akan timbul rasa puas di dalam diri dan ini akan meningkatkan lagi tahap keyakinan diri kita untuk menguruskan masa dengan baik.

Mulai hari ini juga, cuba praktikkan untuk menetapkan masa akhir bagi semua perkara yang kita lakukan. Jika kita mahu kemas bilik, kata dalam hati, ‘dalam masa setengah jam, bilik ini akan bersih, tidak ada sampah dan sempurna untuk belajar’. Setengah jam itu adalah masa yang telah kita tetapkan. Hasilnya, kita akan mengemas dengan lebih laju, fokus dan berkesan. Ini sangat jauh bezanya jika anda hanya ambil penyapu, sapu sampah di dalam bilik, kemas katil dan sebagainya tanpa mengetahui apa yang ingin dicapai.

Sama juga jika anda mahu menonton televisyen tetapi dalam masa sama anda perlu siapkan kerja sekolah. Katakan sekarang jam menunjukkan pukul lapan pagi dan anda mahu menyiapkan nota Sejarah. Pada pukul 8.30 pagi pula ada cerita kegemaran anda di televisyen dan anda rasa ia sangat penting dan tidak boleh dilepaskan. Jadi, tetapkan dalam diri anda tentang masa yang anda ada. “Aku ada setengah jam untuk buat nota sejarah. Dalam masa setengah jam ni, aku  akan siap baca 10 mukasurat bab 8, cari jawapan kepada 3 soalan mengenai bab 8 dan lukiskan peta minda untuk isi pentingnya.”

Saya percaya dengan langkah ini, proses pembelajaran akan jadi sangat berbeza. Ia akan jadi sangat berkesan. Selamat mencuba.

Tip menguruskan masa yang pertama ialah ‘Buat satu senarai tugasan yang perlu dilakukan’. Di dalam Bahasa Inggeris, ini dinamakan ‘To Do List’. Untuk menyediakan senarai ini adalah satu kerja yang sangat mudah sebenarnya tetapi kesannya kepada cara kita melakukan sesuatu kerja adalah amat besar sekali.

Jika anda seorang pelajar, di masa cuti sekolah ini, pada waktu malam sebelum tidur, buat latihan ini selama 5 hingga 10 minit. Sediakan satu buku kecil. Buku kecil yang dicadangkan ialah buku kecil yang mudah dibawa ke mana-mana. Namun jika tidak ada, jangan risau. Jangan jadikan ia satu alasan. Ambil apa-apa sahaja buku atau kertas kosong yang boleh digunakan.

Dalam masa 5 hingga 10 minit, tuliskan semua perkara yang anda mahu lakukan pada esok hari. Fikirkan sejenak, selepas bangun tidur, apakah aktiviti-aktiviti yang perlu anda lakukan. Senaraikan semuanya. Senaraikan aktiviti-aktiviti penting dan juga aktiviti yang mungkin kurang penting. Mungkin pada waktu cuti sekolah anda ada lebih banyak aktiviti yang tidak berkaitan dengan pelajaran. Tidak mengapa. Tuliskan sahaja.

Latihan ini sebenarnya adalah untuk membiasakan diri kita berfikir dan melihat sedikit jauh ke depan sebelum kita melakukan sesuatu. Masalah utama pelajar yang menghadapi masalah pengurusan masa ialah mereka rasa terlalu banyak perkara yang perlu dilakukan. Namun apabila mereka senaraikan di atas kertas perkara-perkara tersebut, ia tidak kelihatan begitu banyak lagi. Hasilnya, mereka rasa ia boleh disempurnakan dengan baik.

Langkah seterusnya.

Setelah anda tulis semua aktiviti yang perlu dilakukan esok, lihat semula senarai aktiviti tersebut. Saya mahu anda berikan nombor atau gred untuk aktiviti-aktiviti tersebut. Saya mahu anda berikan aktiviti tersebut gred, 1,2 atau 3. Gred ini bermaksud,

Gred 1 - Sangat penting  Gred 2 - Penting   Gred 3  - Tidak penting

Penting atau tidak penting ini pula anda perlu berhati-hati. Anda perlu jelas apa matlamat anda sebagai seorang pelajar. Jika saya tanya bermain video games selama 3 jam adalah Gred 1, 2 atau 3, apakah jawapan anda? Jika anda jawab 3 (tidak penting), bermaksud matlamat anda ialah untuk menjadi pelajar cemerlang dan cita-cita anda satu hari nanti ialah mahu berjaya dalam bidang yang boleh dikaitkan dengan pendidikan.

Namun jika anda jawab 1 (Sangat penting), ini bermakna cita-cita anda bukanlah mahu menjadi pelajar cemerlang. Ada kemungkinan cita-cita anda mahu menjadi pemain video games professional.

Jadi, untuk perbincangan kita mengenai cara menguruskan masa ini, saya andaikan cita-cita anda ialah mahu berjaya dengan cemerlang dalam bidang akademik. Berikan gred kepada senarai aktiviti anda sekarang. (Jika anda pelajar sekolah rendah, dapatkan bantuan ibu bapa, abang, kakak atau guru untuk menentukan gred aktiviti ini.)

Apabila anda lihat gred ini semua, anda boleh nampak dengan jelas apakah fokus utama aktiviti anda untuk hari esok. Jika anda kesuntukan masa, anda perlu fokuskan kepada perkara yang mempunyai gred terendah iaitu 1 atau 2. Apabila anda penat selepas melakukan aktiviti gred 1, anda boleh berehat dengan melakukan akitiviti dalam senarai yang mempunyai gred lebih tinggi. Contohnya, selepas penat membuat kerja sekolah Matematik (Gred 1), anda boleh berehat dengan melakukan aktiviti menonton DVD Kungfu Panda (Gred 3). Hebat bukan? Siap Gred 1, berehat dengan Gred 3. Hasilnya banyak aktiviti dalam senarai boleh disempurnakan.

Setelah esok berakhir iaitu pada waktu malam sebelum tidur, lihat semula senarai ini. Cuba tandakan mana aktiviti yang telah disempurnakan. Percaya atau tidak, jika teknik ini diamalkan, anda akan rasa sangat seronok apabila anda membuat tanda pada aktiviti yang telah disempurnakan. Ia memberikan kita satu kepuasan yang sukar digambarkan.

Bagaimana dengan aktiviti yang belum disempurnakan? Tuliskan semula aktiviti tersebut di dalam senarai baru untuk hari berikutnya. Kadangkala kalau ia gagal dilakukan hari ini, ia akan menjadi semakin penting pada keesokan harinya. Jadi pastikan kita menukar gred aktiviti tersebut jika perlu.

Tanamkan azam untuk membuat aktiviti ini sepanjang cuti sekolah ini. Jangan risau kalau anda rasa sukar pada mulanya. Saya akan terangkan lagi tentang kepentingan langkah ini dalam posting saya seterusnya. Selamat menulis senarai aktiviti harian anda.